Menu
Nadchodzi bardzo istotna zmiana w zakresie fakturowania. Wszyscy o tym słyszymy, ale co Krajowy System e-Faktur oznacza dla nas w praktyce? Ta cyfrowa rewolucja ujednolica polskie faktury i kieruje je przez centralny serwer MF. System ten ujednolica strukturę dokumentów – odchodzimy od dowolnych wzorów na rzecz jednego formatu XML. Ministerstwo zyskuje wgląd w transakcje w czasie rzeczywistym, co pozwala im szybciej wyłapywać błędy czy monitorować tzw. znikających podatników. Nasze dokumenty będą bezpiecznie przechowywane w chmurze przez 10 lat, więc problem zgubionych faktur właściwie przestaje istnieć.
Wdrożenie obligatoryjnego e-fakturowania odbywa się w trybie etapowym (tzw. fazowanie), uzależnionym od skali przychodów podmiotu. Największe przedsiębiorstwa, których wartość sprzedaży brutto w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł, są zobowiązane do korzystania z systemu od 1 lutego 2026 roku. Dla pozostałej grupy podatników, zarówno czynnych, jak i zwolnionych z VAT, obowiązek ten wchodzi w życie 1 kwietnia 2026 roku. Wyjątek przewidziano jedynie dla tzw. podmiotów „wykluczonych cyfrowo” – przedsiębiorców zwolnionych z VAT, których łączna miesięczna sprzedaż w żadnym miesiącu nie przekracza 10 000 zł brutto, a pojedyncza wystawiona faktura nie przekracza kwoty 450 zł brutto; w ich przypadku terminem granicznym jest 1 stycznia 2027 roku.
Sposób wejścia do KSeF zależy od formy działalności. Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą mają dostęp automatycznie i logują się np. profilem zaufanym. W przypadku spółek czy fundacji konieczne jest złożenie formularza ZAW-FA, by wskazać administratora, czyli tzw. KSeF Mastera. Co ważne, jeśli spółka posiada kwalifikowaną pieczęć elektroniczną z numerem NIP, nie musi składać tego zawiadomienia. KSeF Masterem powinien być właściciel lub prezes, ponieważ to on decyduje, komu nadać dalsze uprawnienia w firmie. Warto wiedzieć, że obecnie stosuje się formularz ZAW-FA(2), ale planowana jest wersja ZAW-FA(3), która pozwoli na automatyczne odebranie uprawnień wszystkim pracownikom przy zmianie głównego administratora. Wniosek ten można często złożyć elektronicznie przez ePUAP.
Standardem jest wysyłka online, gdzie data nadania numeru KSeF ID staje się oficjalną datą wystawienia i otrzymania dokumentu. System sam weryfikuje tylko zgodność pliku ze schematem, ale nie sprawdza, czy np. wpisaliśmy dobrą stawkę VAT lub czy towar faktycznie dojechał. Tryb offline24 pozwala na natychmiastowy wydruk dokumentu z kodem QR. Na przesłanie faktury do systemu mamy wtedy 24 godziny. Istnieją też specyficzne sytuacje, jak Stałe Miejsce Prowadzenia Działalności (SMPD) dla firm zagranicznych – jeśli takie miejsce uczestniczy w sprzedaży, faktura musi trafić do KSeF, co często wymaga głębszej analizy statusu firmy.
Nie wszystko trafi do systemu. Faktury pro-forma, noty odsetkowe, bilety kolejowe, czy opłaty za autostrady nadal funkcjonują na starych zasadach. Podobnie faktury dla osób prywatnych (B2C) – tu wystawca decyduje, czy chce korzystać z KSeF. Kluczową kwestią są załączniki, jak kosztorysy czy protokoły. KSeF ich nie przyjmuje, więc trzeba je dosyłać np. mailem, dbając o powiązanie ich z numerem KSeF ID faktury. Od 2027 roku znikną też paragony z NIP (faktury uproszczone) oraz możliwość wystawiania faktur bezpośrednio z kas fiskalnych. Faktury za paliwo zachowają ważność tylko do końca 2026 roku – po tej dacie każda transakcja na stacji będzie wymagała odbioru pełnej e-faktury w KSeF.
To jedno z najczęstszych pytań. Jeśli sprzedają Państwo towary lub usługi firmom spoza Polski, faktura nadal musi trafić do KSeF (o ile sprzedawcą jest polski podmiot). Ponieważ jednak zagraniczny kontrahent nie ma dostępu do polskiego systemu, muszą Państwo przesłać mu tzw. wizualizację faktury (np. w formie PDF) w sposób z nim uzgodniony. Taki dokument musi obowiązkowo posiadać kod QR, który pozwoli na weryfikację danych w systemie.
Warto uczulić pracowników na precyzję. W nowym systemie faktura wysłana do KSeF jest uznawana za prawnie wystawioną i doręczoną w momencie nadania jej numeru ID. Oznacza to, że nie ma już możliwości „anulowania” faktury poprzez jej podarcie czy usunięcie z systemu przed wysyłką do klienta. Każdy błąd, nawet najmniejsza literówka w nazwie, będzie wymagał wystawienia oficjalnej faktury korygującej.
Od 2027 roku przy przelewach między firmami (czynnymi podatnikami VAT) w tytule trzeba będzie obowiązkowo podawać unikalny numer KSeF ID. Warto podejść do tego rzetelnie, bo kary za brak faktury w systemie mogą wynieść nawet 100% kwoty VAT z dokumentu. Dla zachęty ministerstwo skraca termin zwrotu VAT z 60 do 40 dni dla tych, którzy korzystają z e-faktur.
Zapraszamy do kontaktu
© 2025 Twój Doradca - Aleksander Serwiński